Jedes Dokument finden

Mit der OCR-Technologie können Sie gescannte Dokumente einfach durchsuchen.

Sie können Dokumente nach Textinhalten durchsuchen. In diesem Fall ähnelt die Sucherfahrung einer modernen Suchmaschine. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Informationen über Metadaten zu suchen. Beide Methoden sind sehr leistungsfähig und erfordern dennoch sehr unterschiedliche Ansätze zur Organisation Ihrer Daten. Die folgenden Abschnitte bieten eine Übersicht über jede Suchmethode.

Nach Text suchen

Und so einfach geht es: Scans hochladen - und fertig! Nach wenigen Minuten sind die Dokumente recherchierbar. Dabei ist es völlig unerheblich, in welchem Ordner Sie die Dokumente archivieren. Sie brauchen sich weder den Ort noch den Titel des Dokumentes zu merken. Geben Sie einen freien Textbegriff in die Suchleiste ein, und das Dokument wird angezeigt. Die Suchergebnisse werden auf ähnliche Weise angezeigt wie bei den modernen Suchmaschinen.

Free text search
Suchergebnisse mit Kontext und hervorgehobenem Begriff.

Die Suchergebnisse zeigen den Kontext, in dem der Suchbegriff gefunden wurde. So können Sie besser einschätzen, ob das Suchergebnis relevant ist oder nicht.

Nach Metadaten sortieren

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, über die Struktur von Dokumenten nachzudenken. Anstatt sich ein Dokument als freien Text vorzustellen (ein gescanntes Dokument ist eigentlich ein Bild, aber wegen der OCR-Funktion und der Papermerge-Magie - kann man sich Dokumente als freien Text vorstellen), kann man sie als strukturierte Informationsträger betrachten. Ein guter Vergleich sind Angelscheine. Angelscheine haben eine Lizenznummer, einen Namen des Inhabers, das Ausstellungsdatum und das Ablaufdatum. Lizenznummer, Name des Inhabers, Ausstellungsdatum und Ablaufdatum werden als Metadaten bezeichnet. Papermerge DMS ist für diesen Anwendungsfall bestens geeignet. Sowohl beim Sortieren als auch beim Auffinden gescannter Lizenzen nach dem jeweiligen Feld.

Dokumente nach Metadaten sortiert.

Free text search
Durchsuchen Sie gescannte Dokumente durch Sortieren der Spalten nach Metadaten.

Pro Support

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